Microsoft word - protokoll 26 april 2013

Protokoll från
Styrelsemöte för Norrlands Nätverk för Musikteater och Dans
Tid:
Fredag den 26 april 2013, kl 10.00-12.30
Närvarande:
Britt-Marie Loggert-Andrén (via telefon) Övriga närvarande:
Jeanette Knutstam (nyvald ersättare för Västerbotten) Ärenden:

§ 1 Val av protokolljusterare
Beslutar styrelsen att utse Lena Bäckelin att jämte ordförande justera dagens protokoll. Fastställande av föredragningslistan
Jan Johansson föreslår att beslut om Inriktningsmål och arbetsplan 2014 tas i samband
med § 7, NMD:s budget och verksamhetsbidrag för 2014/Modellen för fördelning av
verksamhetsbidraget.
Med den kompletteringen föreslår ordförande styrelsen besluta
att fastställa utsänd föredragningslista. Beslutar styrelsen enligt ordförandes förslag. Rapporter
Följande rapporter lämnas från verksamheten. Norrdans: I mars inleddes turnén med Naharin/Noones koreografier ”Two Duos & Two Trios” samt ”Beautiful Beast”. På de större scenerna med livemusik av folkmusikgruppen Gjallarhorn. För hösten 2013 beställs en ny koreografi av Marcos Morau, ”Glesbygdsliv”, på temat Härnösand. År 2014 ägnas åt tillgänglighetsprojekt. För våren beställs ett nytt verk av koreografen Fernando Melo, ”Himlabadet”. Kan spelas som vanlig scenföreställningen men också i andra lämpliga lokaler. Sommaren 2014 görs en turné med sju koreografier (á 7 minuter) byggda på karaktärerna i Aleksis Kivis bok ”Sju bröder”. Verken ska kunna spelas på många olika platser, gator och torg, festivaler, bibliotek mm. Tillsammans eller var för sig. NorrlandsOperan: Våren 2013 spelas operan ”La Bohème” med 12 föreställningar i Umeå och åtta på turné. Hösten 2013 blir det Riksteaterturné i Svealand och Götaland. Hösten 2013 spelar man enbart i Umeå barnoperan ”Snödrottingen” i regi av Staffan Aspegren. Kulturhuvudstadsåret invigs den 31 januari 2014. Den 8 februari har NO premiär på ”Eugene Onegin” som scenisk konsert (med Peter Mattei i huvudrollen). Jubileumsföreställningen NorrlandsOperan 40 år har premiär den 28 mars och går sedan på NMD-turné. Richard Strauss opera ”Elektra” spelas utomhus i Umestan i augusti. Uppsättningen har sponsrats med fem milj. kr av Balticgruppen. Den 10 oktober har man urpremiär på operan ”Blanche och Marie” byggd på PO Enqvists roman och med musik av Mats Larsson-Gothe. Piteå Kammaropera: Hösten 2013 sätter man upp ”A Laugh to Cry” som är en nyskriven multimediaopera. Hösten 2014 spelas kyrkooperan ”Hjärtats nycklar” med urpremiär i Umeå samt sedan NMD turné. Musik av Peter Bruun samt libretto av Ylva Eggehorn (baserat på Martin Lönnebo:s bok med samma namn). Regi av Partik Sörling. Estrad Norr: I slutet av augusti 2013 spelar man ”Pajazzo” i samarbete med Nordiska Kammarorkestern och Cirkus Cirkör. Hösten 2013 blir det turné med Menottis barnopera ”Chip och hans hund” för låg- och mellanstadiet. Våren 2014 planeras ett ev. samarbete med Inlandsbanan för tågturné. För 2014/2015 har man att beställt en ny opera av Malin Hülpher och Carsten Palmaer. NMD: Arbete har inletts med en handlingsplan för tillgänglighet för NMD. Lena Bäckelin påtalar i samband med detta att det behövs introduktionsmaterial inför föreställningar och om konstformerna opera och dans. Ordförande föreslår styrelsen besluta att med godkännande lägga rapporterna till handlingarna. Beslutar styrelsen enligt ordförandes förslag. Rekrytering av tjänst som koordinator för NMD
Ansökningstiden för tjänsten som koordinator gick ut den 25 mars 2013. Följande
ansökningar har kommit in;
Clas Knutsson, Storvreta
Helena Bruhn, Nyland
Johanna Höckert, Sundsvall
Tomas Wennström, Umeå
Birgitta Nilsson, Nälden
Marianne Söderberg, Luleå
Marie Grundström, Piteå
Sofia Sjögren, Umeå
Johan Loock, Grimstad
Annika Fälldin, Sollefteå
Tomas Eriksson, Härnösand
Helena Kuhlefelt, Umeå
Jeanette Gustafsson, Örviken
Annika Bergström, Ås
Sara Selmros, Älandsbro
I rekryteringsgruppen har ingått, Jan-Erik Ögren, Gun Enquist-Öhman samt Per Edlund
(Vice VD och ekonomichef på NorrlandsOperan).
Fyra av de sökande har kallats till intervju: Tomas Wennström, Birgitta Nilsson, Marianne Söderberg samt Sara Selmros. Som en del av rekryteringsprocessen har Thomas Internationals verktyg för Personlig Profilanalys (PPA) använts. Jan-Erik Ögren kommenterar meriter och vilken värdering rekryteringsgruppen har gjort av dessa för de personer som har kallats till anställningsintervju. Han avslutat med att rekryteringsgruppen förordar Tomas Wennström. Därefter diskuterar styrelsen frågan. Vid de diskussionerna deltar inte Jan Johansson och Mira Helenius-Martinsson. Jan-Erik Ögren sammanfattar styrelsens diskussion och föreslår styrelsen besluta att uppdra till styrelseordförande att slutföra förhandlingar om anställningsavtal med Tomas Wennström. Beslutar styrelsen enligt ordförandes förslag. Komplettering av principer för omfördelning
Vid uppföljningen av turnéverksamheten 2012 framkom en otydlighet i principerna för
hur och till vilka ensembler omfördelningen ska göras. En sammanfattande analys av
fördelningsmodellen och ett förslag till komplettering av omfördelningsprinciperna
återfinns som bilaga.
Otydligheten gäller den andra punkten som har följande lydelse;
· När denna avvikelse för en eller flera av ensemblerna är större än 10 procentenheter görs en omfördelning av det antal procentenheter som överstiger detta tal. Punkten föreslås komplettras med följande mening; Det omfördelade beloppet fördelas mellan de ensembler som uppfyller omfördelningsprincipens krav. Den aktuella principen föreslås gälla redan år 2013. Ordförande föreslår styrelsen besluta att godkänna föreslagen komplettering av principen för omfördelning. Beslutar styrelsen enligt ordförandes förslag. Översyn av indikatorer
Vid granskningen av årsredovisningen för 2012 noterade revisorerna vad gäller
uppföljningen av verksamheten att indikatorn publik uppvisar en negativ avvikelse.
Styrelsen har inlett en process för att se över verksamhetsindikatorerna för NMD.
Ett diskussionsunderlag återfinns som bilaga.
Jan-Erik Ögren kommenterar diskussionsunderlaget och ger motiv till varför en
uppdelning på indikatorer och utförda prestationer föreslås. Indikatorerna ska ge
information om hur målet om ökad tillgänglighet uppnås.
Lena Bäckelin efterlyser en konsekvensanalys av förändring av indikatorerna. Vilken
effekt uppnås? Hon föreslår en jämförelse av utfallet av de föreslagna indikatorerna för
de senaste 3-5 åren.
Georg Andersson menar att antalet besökta kommuner är ett trubbigt mått. Det är stora skillnader i förutsättningarna att besöka föreställningar i tätbefolkade områden och glesbygd. Jan Johansson menar att vi kanske ska tala om nådda kommuner där vi redovisar både i vilka kommuner det har varit föreställningar och vilka kommuner som nåtts via publikbussar. Gun Enquist-Öhman menar att tillgänglighetsbegreppet kan utvidgas från att enbart handla om den fysiska tillgängligheten till att även omfatta förståelsen och intresset för konstformerna. Lena Bäckelin informerar om att Jämtlands läns landstings revisorer citerade NMD:s revisorer när de skriver att ”Vi har ….svårt att uttala oss om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt i förhållande till fullmäktiges uppdrag och direktiv…”. Hur bemöter vi det? Frågan tas upp för beslut på kommande styrelsemöte. NMD:s budget och verksamhetsbidrag för 2014/Modellen för fördelning av
verksamhetsbidraget
Styrelsen ska till fullmäktige i maj lämna ett förslag till budget för 2014 som ska ligga
till grund för ansökan om administrativt bidrag från respektive landsting/region. Den
föreslagna administrativa budgeten för kommunalförbundet år 2013 har en omslutning
på 792 000:- kr. Varje län, via landsting/region, föreslås bidra med samma belopp som
de senaste fem åren, nämligen 195 000:- kr. Budgetförslaget innebär att koordinatorns
fasta anställning fortsatt är 60 % av heltid. De budgeterade beloppen har justerats med
hänsyn till den ersättning för mervärdesskatt som NMD beräknas erhåller för året.
Styrelsen föreslår också i budgeten att NMD hos Region Västerbotten söker ett statligt
verksamhetsbidrag för 2014 med 11 000 000 kr. Höjningen avser att kompensera för de
senaste årens kostnadsutveckling. Den kompletta budgeten återfinns som bilaga.
I samband med beslut om budget för 2014 behandlar styrelsen också Inriktningsmål och
arbetsplan för 2014. Se bilaga.
Nuvarande modell för fördelning av verksamhetsbidraget fungerar bra och styrelsen ser
just nu ingen anledning till översyn eller revidering av denna.
Ordförande föreslår styrelsen beslutat att föreslå förbundsfullmäktige
att anta den föreslagna budgeten för 2014
att föreslå förbundsfullmäktige att söka 195 000:- kr som administrativt bidrag från vart
och ett av landstingen i Norrbotten och Västernorrland samt Regionförbundet Jämtland
och Region Västerbotten för år 2014
att förbundsfullmäktige hos Region Västerbotten söker ett statligt verksamhetsbidrag
för 2014 med 11 000 000 kr
att fastställa Inriktningsmål och arbetsplan för 2014 samt
att inte göra någon förändring av fördelningsmodellen för år 2014 utöver den beslutade
kompletteringen av principen för omfördelning.
Beslutar styrelsen enligt ordförandes förslag.
Projektredovisning FUNK (Funktionsnedsattas tillgänglighet till scenkonst)
Målet för projektet FUNK har varit att öka tillgängligheten till scenkonst för personer
med funktionsnedsättning. Projektet avslutades dock med fyra inspirationsdagar med
Teater Barda i månadsskiftet november/december 2012 där fokus var ökad delaktighet
på och vid sidan av scenen för personer med funktionsnedsättning.
Erfarenheterna från de 18 möten i lärande grupper som genomförts under projekttiden
är att de har skapat kontakter mellan NMD/ensemblerna och handikapprörelsen som har
goda förutsättningar att fortsätta. Det har visat sig lättare att etablera kontakter på lokal
(kommun) nivå än med länsorganisationerna. Intrycket är att lokalorganisationerna är
starkare och mera aktiva än de på länsnivå. Vad gäller kompetens/erfarenhetsutveckling
har över 20 aktiviteter genomförts under projekttiden. Ensemblerna har varit aktiva och
drivande. Både NorrlandsOperan och Norrdans (via Scenkonstbolaget) arbetar
fortlöpande både med ett praktiskt förbättringsarbete och en mera grundläggande
kompetensutveckling. Till stor nytta har varit samarbetet med Scenkonstbolaget i
”Lathund för tillgänglighet” och projektet ”Våga mötas”. Estrad Norr har sedan några
år tillbaka ett kontinuerligt samarbete med Teater Barda som är en teatergrupp för
personer med utvecklingsstörning och olika mentala handikapp. Piteå Kammaropera
har etablerat ett samarbete med DHR genom att skapa Upplevelsepaket. I Norrbotten
initierade landstinget, inspirerat av FUNK, en regional tillgänglighetskonferens. Arbete
med handlingsplaner för ökad tillgänglighet och mångfald pågår inom samtliga
ensembler men också inom NMD.
Den del av de planerade aktiviteterna som visat sig problematiska är de som syftat till
att öka tillgängligheten till föreställningar, dvs. publikbussar. Publikbussar har erbjudits
handikapprörelsen till 12 olika föreställningar. Endast i ett fall har detta lockat till sig
resenärer. I dialog med företrädare för handikapprörelsen har konstaterats att det
sannolikt är för tröttsamt för målgruppen med publikresor som inkl. föreställning kan
bli upp till 8-10 timmar långa. Det finns dessutom inom målgruppen en uppfattning att
samhällets utbud av scenkonst inte är anpassat till deras behov pga. praktiska hinder
(bemötande, rullstolsplatser, handikapptoaletter, skyltning etc). Om denna målgrupp
ska bli mera delaktiga i samhällets utbud av scenkonst krävs en bättre och tydligare
information riktad direkt till dem.
Syntolkning har genomförts vid tre evenemang och tagits mycket positivt emot.
Möjlighet till syn- och teckentolkning bör finnas i framtiden.
Projektets totala omslutning för NMD:s del blev 699 731 kr. Vad gäller finansieringen av projektet har denna skett, utöver beviljade bidrag och övriga intäkter, genom att NMD gått in med 48 799 kr av egna medel. Projektredovisningen i som helhet inklusive ekonomisk redovisning återfinns som bilaga. Jan Johansson påpekar att den projektredovisning som antogs vid föregående styrelsemöte nu har kompletterats med en ekonomisk redovisningen. Ordförande föreslår styrelsen beslutat att föreslå förbundsfullmäktige att bidrag till syn- och teckentolkning ska kunna beviljas ur NMD:s resurs för ökad tillgänglighet samt att lägga projektredovisningen med godkännande till handlingarna. Beslutar styrelsen enligt ordförandes förslag. Internkontroll reglemente
Vid granskningen av NMD:s verksamhet 2012 noterade revisorerna att den interna
kontrollen är god och att det finns tydliga rutiner, reglementen och återrapportering för
NMD. Man rekommenderar dock att ett reglemente för den interna kontrollen
nedtecknas, innehållande processen för intern kontroll samt hur den ska genomföras.
Ett första förslag till internkontroll reglemente återfinns som bilaga.
Jan-Erik Ögren kommenterar att arbetet med ett internkontroll reglemente har initierats
av revisorerna med att det också ska ses som en förutsättning för introduktionen av den
nya koordinatorn.
Gun Enquist-Öhman menar att den interna kontrollen måste vara politiskt förankrad och
att det måste finnas utrymme för styrelsen till påverkan.
Jan-Erik Ögren framhåller att styrelsen enligt förslagets punkt 2.2 ges ett avgörande
inflytande över och ansvar för den interna kontrollen.
Frågan tas upp för beslut på kommande styrelsemöte.
Bidrag för ökad tillgänglighet
Vid föregående styrelsemöte beviljades bidrag till publikbussar för våren 2013.
Dessutom togs ett principbeslut om bidrag till syn- och teckentolkning av före-
ställningar. Vid mötet återstår av de medel som avsatts för ändamålet ca 250 tkr.
Följande ansökningar för hösten 2013 har kommit in;
· Norrdans söker 40 000 kr för publikbussar till ”Glesbygdsliv”
· NorrlandsOperan söker 120 000 kr för publikbussar till ”Snödrottningen” · Estrad Norr söker 70 000 kr för publikbussar till ”Chip och hans hund”. Jan Johansson förslår att styrelsen delegerar till ordförande att ta kompletterande beslut. Ordförande föreslår styrelsen besluta att bevilja Norrdans max 40 000 kr för publikbussar till ”Glesbygdsliv” att bevilja NorrlandsOperan max 120 000 kr för publikbussar till ”Snödrottningen” att bevilja Estrad Norr max 70 000 kr för publikbussar till ”Chip och hans hund” samt att delegera till styrelseordförande att ta kompletterande beslut om bidrag till publikbussar för hösten 2013. Beslutar styrelsen enligt ordförandes förslag. Budgetuppföljning 1:2013
En första budgetuppföljningar har gjorts per 31 mars 2013. Det kommer att bli en extra
ordinär kostnad 2013 på ca 60 000 kr för rekrytering av koordinator. Trots detta
förväntas ett resultat när +/- 0. Se bilaga.
Ordförande föreslår styrelsen besluta
att med godkännande lägga budgetuppföljning 1:2013 till handlingarna.
Beslutar styrelsen enligt ordförandes förslag.
Nästa styrelsemöte den 2 september 2013
Mötet hålls i Umeå med start kl 15.00 och avslutas med en gemensam middag. Övriga frågor

Source: http://www.nmd-info.nu/media/20421/protokoll_26_april_2013.pdf